Veel organisaties versturen een nieuwsbrief, omdat ze in contact willen komen met hun klanten of bezoekers. Organisaties zoals bibliotheken, musea, theaters, archieven of andere culturele of erfgoed instellingen gaan steeds meer inzien dat het goed is om na te gaan waar dit contactmoment ligt in de customer journey, de klantreis. Is dit via de website, social media, bij een voorstelling, tentoonstelling of bezoek of via een digitale nieuwsbrief?
Contactmoment via een digitale nieuwsbrief
Voordat een organisatie aan de slag gaat met een digitale nieuwsbrief is het belangrijk om een aantal vragen te beantwoorden:
- Waarvan wil je klanten van op de hoogte houden en waarom?
- Wil je ze overtuigen om naar een voorstelling of tentoonstelling te komen of deel te nemen aan een cursus?
- Wil je ze informeren over de laatste aanwinsten of nieuwe informatie over objecten of stukken?
- Heb je genoeg content en capaciteit om regelmatig een nieuwsbrief te versturen?
Als je dit allemaal op een rijtje hebt en je wilt een digitale nieuwsbrief gaan maken en versturen dan rijst de vraag op: Hoe en welke tool voor de nieuwsbrief gaan we gebruiken? De keuze voor de goedkoopste manier ligt dan voor de hand. Op dit moment gebruiken meer dan 10 miljoen mensen en organisaties Mailchimp als Email Service Provider. Het is namelijke gratis en redelijk makkelijk te gebruiken.
Voordeel nr. 1: Gratis en korting
Iets is natuurlijk nooit helemaal gratis. Mailchimp kan kosteloos worden gebruikt wanneer de mailinglijst onder de 2000 e-mailadressen blijft en je niet meer dan 12.000 e-mails per maand verstuurt. Kom je, gelukkig, daarboven dan moet je gaan betalen. Let op, dit dient te gebeuren via credit card of PayPal! De gratis versie heeft een aantal premium opties niet, die over het algemeen een (non-profit)organisatie die ‘simpele’ nieuwsbrieven wilt versturen, niet echt nodig heeft. Mocht de lijst met nieuwsbriefleden uitgroeien tot meer dan 2000 dan kan een non-profitorganisatie aanspraak maken op een korting.
Hoe laat je de lijst met nieuwsbriefleden groeien?
Er zijn meerdere opties mogelijk:
- Mail je huidige klanten/bezoekers met een eenmalige uitnodiging om lid te worden via de link naar je aanmeldformulier.
- Plaats een aanmeldformulier op je website en via social media
Vraag mensen via een enquête na afloop van een bezoek of cursus om lid te worden. - Voordeel nr. 2: Plaats een tablet op locatie waar bezoekers makkelijk zich kunnen aanmelden voor de nieuwsbrief.
- Integreer de nieuwsbriefaanmelding in interactieve onderdelen van je tentoonstelling. Zoals de Vaasfie in Museum Prinsenhof Delft: bezoekers kunnen samen met een grote vaas op de foto en deze naar hun mailadres sturen waarbij ze de optie krijgen om lid te worden van de nieuwsbrief.
- Geef waardevolle kennis, in de vorm van een e-book, checklist of white paper, gratis weg inruil voor een e-mailadres.
De mogelijkheden van Mailchimp
Er kan een heleboel met een online programma als Mailchimp. Ik heb een aantal handige mogelijkheden op een rijtje gezet:
- Voordeel nr. 3: Het is mogelijk om meerdere templates te maken voor verschillende onderdelen van je organisatie of voor het versturen van uitnodigingen en persberichten.
- Voordeel nr. 4: Voor het versturen van persberichten kun je links naar pdf en andere grote bestanden zoals afbeeldingen meesturen. Deze bestanden staan op de server van Mailchimp.
- Voordeel nr. 5: Templates zijn volledig aan te passen, maar een aantal standaard templates kunnen gemakkelijk worden aangepast in de gewenste huisstijl.
- Voordeel nr. 6: Gebruik de mailinglijsten als een vorm van CRM of integreer ze in een CRM pakket.
- Maak groepen en gebruik de segmentatiemogelijkheden om specifieke lijsten te maken voor bijvoorbeeld uitnodigingen.
Enkele nadelen van Mailchimp:
- het is een webbased tool, als je browser niet up-to-date is of je internetverbinding is niet stabiel, levert dit problemen op.
- Mailchimp bewaart automatisch wijzigingen. Dit is een voordeel maar tegelijkertijd ook een nadeel. Wanneer je een tekstblok verwijdert en niet direct ongedaan maakt, is de tekst ook echt weg.
Hier volgen nog een aantal tips:
- Let op met het instellen van je lijst; wie wil je in je lijst zetten en wat wil je ze mailen?
- Pas het invulformulier zo aan dat nieuwsbriefleden niet alle velden te zien krijgen. Op deze manier kun je ze wel hun inschrijving laten aanpassen met relevante informatie. Bijv: Wilt u meer informatie over tentoonstellingen of over activiteiten. Hier kun je later de lijst op segmenteren.
- Hou je aan de regeltjes: Je mag niet iemand zomaar mailen. Als ze ooit klant van je bent geweest (aankoop/reservering van een workshop) mag je iemand eenmalig mailen met bijvoorbeeld de vraag of ze willen zich willen aanmelden voor de nieuwsbrief.
Handige link:
Mailchimp korting voor non-profits
Voor meerdere opdrachtgevers heb ik een Mailchimp-account en lijsten ingericht, aanmeldformulieren, templates en nieuwsbrieven gemaakt en verstuurd. Mocht je advies of hulp nodig hebben bij het opzetten van een account of het maken en versturen van een nieuwsbrief via Mailchimp, neem dan contact op!
Laatst bewerkt op 2 april 2019
